ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ
создание документов онлайн
Документы и бланки онлайн

Обследовать

Администрация
Механический Электроника
биологии
география
дом в саду
история
литература
маркетинг
математике
медицина
музыка
образование база данных дети игры компьютерных сетей ArtCAM AutoCAD C DC++ Delphi Excel Html Java Mathcad Matlab Microsoft Access Pascal Perl Photoshop Php PowerPoint Windows Word
психология
разное
художественная культура
экономика


ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

Word


loading...
Отправить его в другом документе Tab для Yahoo книги - конечно, эссе, очерк Hits: 1183


дтхзйе дплхнеофщ

Окно программы
Форматирование с помощью стилей
Средства программирования в Word: общий обзор
Добавление колонтитулов
Методы вставки графических объектов
Создание рисунков
Редактирование рисунка с помощью редактора рисунков Word
СТИЛИ
СПОСОБЫ БЫСТРОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ
 

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ

Шаблон - особый тип документа, предоставляющий специальные средства для создания законченного внешнего вида документа.

Параметры, хранимые в шаблонах

Параметры, сохраненные в шаблоне, определяют следующие свойства нового документа, основанного на данном шаблоне:

·     Текст или форматирование, одинаковые для всех однотипных документов, таких как служебная записка или отчет. Это надписи и рисунки, появляющиеся в каждом документе (такие как колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, названии документа, имя файла, стандартный текст или эмблема компании);

·     Поля страницы и другие параметры макета страницы;

·     Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста;

·     Стили;

·     Макросы;

·     Специально настроенные панели инструментов, меню и присвоенные сочетаниям клавиш операции.

Создание шаблона

Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.



1.   Для создания нового шаблона на основе существующего:

І    документа - выполнить команду Файл – Открыть и открыть нужный документ;

І    шаблона - выполнить команду Файл – Создать и выбрать необходимый базовый шаблон, выбрать в группе Создать тип Шаблон и нажать ОК.

2.   Выполнить команду Файл – Сохранить как

3.   В поле Тип файла выбрать Шаблон документа и нажать ОК. Это значение автоматически появится для файла, при создании которого был установлен тип Шаблон.

4.   По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны, находящаяся в папке установки Word, для доступа к шаблону на вкладке Общие в диалоговом окне Создание документа или открыть одну из папок, вложенных в папку Шаблоны, для доступа к шаблону на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа.

5.   В поле Имя файла ввести имя нового шаблона и нажать кнопку  Сохранить

6.   Добавить текст или рисунки, повторяющиеся во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалить все элементы, которые не должны появляться в документе.

7.   Внести необходимые изменения в размеры полей и страниц, определить ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

При создании или изменении элементов списка автотекста и макросов сделать эти элементы выполнимыми только в документах, основанных на новом шаблоне, а не для всех документов, сохранив их, а также изменения, внесенные в настройки меню, сочетания клавиш и панели инструментов, в новом шаблоне, а не шаблона Обычный.

8.   Нажать кнопку  Сохранить и закрыть файл.

Изменение шаблона

1.   Выполнить команду Файл – Открыть и открыть изменяемый шаблон.

Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выбрать в поле Тип файла значение Шаблон документ.

2.   Изменить любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

3.   Нажать кнопку  Сохранить.

Внесенные в содержание и форматирование шаблона изменения отразятся на всех новых документах, основанных на данном шаблоне; существующие документы не изменятся. Измененные макросы, элементы списка автотекста, панели инструментов, специальные меню и сочетания клавиш применимы к любому документу, присоединенному к шаблону. Измененные стили будут обновлены в существующих документах, только при установке флажка Автоматически обновлять стили документа с помощью команды Сервис – Шаблоны и надстройки.

Быстрое создание писем, записок и других документов

Мастер - компонент (программа), упрощающая процесс создания и форматирования документа, например письма, служебной записки или резюме. Мастер задает пользователю вопросы и на основе полученных ответов автоматически вводит данные в соответствующих местах документа, создает разметку и формат документа.

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время при создании стандартных документов. Например, мастер записок поможет создать грамотно оформленную служебную записку, а мастер Web-страниц упрощает работу с Web-страницами.

Неполный перечень документов, создаваемых с помощью шаблонов и мастеров:

юридические документы, служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры.

На доступность шаблонов, отображаемых при выборе команды Файл - Создать, и на расположение этих шаблонов на вкладках влияют два фактора: расположение шаблона (папка, содержащая шаблон) и параметры, указывающие расположение Шаблонов пользователя и Общих шаблонов. Для просмотра и изменения этих параметров выбрать команду Сервис – Параметры и вкладку Расположение.

Шаблоны рабочей группы

Системный администратор должен хранить общие для рабочей группы шаблоны на сетевом диске, указанном в параметре Общих шаблонов вкладки Расположение. Хранящиеся здесь шаблоны также видны в диалоговом окне Создание документа.

Для защиты специальных шаблонов на них надо установить атрибут Только для чтения или поместить их на сервер с ограниченными правами доступа.

Личные шаблоны и папка Шаблоны

Личные шаблоны храните в папках, вложенных в папку Шаблоны, например папке Записки. (Папка Шаблоны – это папка, в которую записываются шаблоны при установке Microsoft Office или Word). Файлы шаблонов (.dot), хранящиеся в папке Шаблоны или во вложенных в нее папках, отображаются в диалоговом окне Создание документа. Кроме того, любой файл документа (.doc), хранящийся в папке Шаблоны или во вложенных в неё папках, также может выполнять функции шаблона.

Шаблоны из папки Шаблоны выводятся на вкладке Общие, а шаблоны из вложенных папок выводятся на вкладках с названиями папок. При сохранении шаблона автоматически открывается папка, указанная в параметре Шаблоны пользователя (команда Сервис – Параметры, вкладка Расположение), по умолчанию – это папка Шаблоны. Если сохранить шаблон в другой папке, то он будет недоступен в диалоговом окне Создание документа.

В папку Шаблоны можно добавить папки для хранения созданных специальных шаблонов. При первом сохранении шаблона нажать кнопку Создать папку в окне диалога Сохранение документа. Шаблоны из новой папки появятся на отдельной вкладке диалогового окна Создание документа.

Шаблон «Обычный»

Шаблон Обычный является универсальным шаблоном, подходящим для разных типов документов. При запуске Word или при нажатии кнопки  Создать, автоматически создается новый документ, основанный на шаблоне Обычный. Этот шаблон можно изменять для редактирования стандартного форматирования или содержимого документа.

Шаблон Обычный также служит для хранения наиболее часто используемых элементов списка автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Обычный, доступны в любом документе.

Шаблон Обычный следует хранить в папке Шаблоны или каталоге личных шаблонов или шаблонов рабочей группы, указанном на вкладке Расположение (меню Сервис - Параметры). Если Word не может найти шаблон Обычный в любом из этих мест хранения или в папке программ Word, он создает новый шаблон Обычный со стандартными параметрами форматов документа Word и стандартными меню, панелями инструментов и сочетаниями клавиш.

Общие шаблоны

Общий шаблон - шаблон документа, загружаемый в Word командой Сервис – Шаблоны и надстройки. Во время работы с любым документом можно пользоваться всеми макросами, элементами списка автотекста, специальными панелями инструментов, меню и сочетаниями клавиш, хранящимися в общем шаблоне, даже если документ основан на другом шаблоне.

Шаблон Обычный разработан специально для использования в качестве общего шаблона. Созданные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Обычный, доступны во всех документах.

При работе с документом обычно используются только те элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, меню и сочетания клавиш, которые хранятся в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Обычный. Для использования элементов из другого шаблона его надо загрузить в документ в качестве общего шаблона.

Для загрузки шаблона выполнить команду Сервис – Шаблоны и надстройки. После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время данного сеанса работы в Word. Закончив работу с нужными элементами другого шаблона, обязательно выгрузить этот шаблон для уменьшения объема используемых системных ресурсов.

Надстройки и шаблоны, загруженные командой Шаблоны и надстройки, выгружаются при закрытии Word. Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Word скопировать надстройку или шаблон в каталог автозагрузки, указанный на вкладке Расположение (меню Сервис - Параметры).

Использование параметров из другого документа или шаблона

При работе с активным документом можно использовать макросы, элементы списка автотекста, сочетания клавиш, настраиваемые панели инструментов, параметры панелей инструментов и стилей не только из шаблона, присоединенного к этому документу, или из шаблона Обычный, но из отличного от них шаблона. Кроме того, возможно использование макросов, сочетаний клавиш, стилей и настраиваемых панелей инструментов из других документов.

Использовать элементы из другого шаблона можно несколькими способами:

1.   Можно подключить к активному документу другой шаблон, содержащий нужные элементы, и заместить им имеющийся текущий шаблон. Это может понадобиться, например, если документ был изначально создан на основе шаблона Обычный, а теперь требуется применить шаблон со специальными стилями, макросами или другими параметрами.

2.   Для дальнейшего использования присоединенного шаблона надо скопировать необходимые элементы из другого шаблона в присоединенный шаблон или шаблон Обычный.

3.   Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в программу Word в качестве общего шаблона.

Присоединение другого шаблона к активному документу

При присоединении шаблона к документу из него можно использовать элементы списка автотекста, макросы, настраиваемые панели инструментов, меню и сочетания клавиш. Стандартный текст и рисунки в присоединенном шаблоне недоступны в документе. Для доступа к этим элементам надо скопировать их из шаблона и вставить в документ или создать новый документ на основе этого шаблона.

1.   Выполнить команду Сервис – Шаблоны и надстройки

2.   Нажать кнопку Присоединить, выбрать присоединяемый шаблон и нажать кнопку Открыть.

Примечание: для использования стилей из вновь присоединенного шаблона, установить флажок Автоматически обновлять стили документа в окне диалога Шаблоны и надстройки. Стили из шаблона будут автоматически добавлены в документ. Если стили документа и шаблона имеют одинаковые имена, стили документа будут автоматически изменены для полного соответствия стилям шаблона.

Флажок Автоматически обновлять стили – обновление стилей в активном документе при каждом открытии документа, причем описание стилей берется из присоединенного шаблона. Установка этого флажка гарантирует, что документ отформатирован с использованием последней версии стилей.

Загрузка общих шаблонов и надстроек

Надстройка - вспомогательная программа, служащая для добавления в программу Word специальных команд и расширения возможностей Word. Так, пользователь может написать программу-надстройку, которая будет вставлять рисунки из приложения, которое обычно является недоступным при работе в программе Word.

1.   Выполнить команду Сервис – Шаблоны и надстройки

2.   В списке Общие шаблоны и надстройки установить флажок рядом с предназначенным для загрузки шаблоном или надстройкой.

Для загрузки нужного шаблона или надстройки, отсутствующих в списке, нажать кнопку Добавить, найти содержащую его папку, выбрать его и нажать кнопку OK.

Для выгрузки элемента из Word, оставив его в списке, снять соответствующий ему флажок.

Для удаления выделенного шаблона или надстройки из списка нажать кнопку Удалить. Эта кнопка недоступна для элементов, помещенных в папку автозагрузки Word.

Примечание: Загруженные шаблоны и надстройки остаются загруженными в течение всего текущего сеанса работы Word. При следующем запуске Word не происходит автоматической загрузки общих шаблонов и надстроек.

Шаблоны и надстройки, помещенные в папку автозагрузки Word, загружаются автоматически при каждом запуске Word. Для задания или изменения папки автозагрузки выполнить команду Сервис – Параметры и на вкладке Расположение выбрать автозагружаемые.

Копирование в шаблон или Удаление стилей, элементов списка автотекста, панелей инструментов или макросов

Стили, макросы и настраиваемые панели инструментов копируются из документа или шаблона в другой документ или шаблон. Элементы списка автотекста копируются только из шаблона в шаблон.

1.   Выполнить команду Сервис – Шаблоны и надстройки

2.   Нажать кнопку Организатор и выбрать вкладку для копируемых или удаляемых элементов Стили, Автотест, Панели или Макросы

3.   По умолчанию слева отображается шаблон, присоединенный к активному документу, а справа — шаблон Обычный.

Для копирования или удаления элементов из другого шаблона или документа (или в другой шаблон или документ) нажать одну из кнопок кнопку Закрыть файл, для закрытия активного документа вместе с присоединенным к нему шаблоном или закрытия шаблона Обычный. Затем нажать кнопку Открыть файл и открыть нужный файл или шаблон.

4.   Выбрать элементы копирования в одном из списков и нажать кнопку Копировать или выбрать элементы для удаления и нажать кнопку Удалить

Для выбора диапазона элементов указать первый и последний элементы диапазона при нажатой клавише SHIFT. Для выбора элементов в произвольном порядке указывать их поочередно при нажатой клавише CTRL.

Примечание:

р  При копировании настраиваемых панелей инструментов, которым назначены созданные пользователем макросы, надо также скопировать эти макросы.

Переименование стилей, элементов списка автотекста, макросов и панелей инструментов

1.   Выполнить команду Сервис – Шаблоны и надстройки

2.   Нажать кнопку Организатор и выбрать вкладку Стили, Автотест, Панели или Макросы

3.   В левом списке выбрать элемент для переименования и нажать кнопку Переименовать

4.   Ввести новое имя элемента и нажать кнопки OK и Закрыть.

Копирование стилей

Для копирования индивидуальных стилей из текущего документа в другие документы и шаблоны:

1.   Выполнить команду Формат – Стиль и нажать кнопку Организатор

2.   На вкладке Стили в левом списке выбрать стили для копирования из текущего документа, а в правом – нажать кнопку Закрыть файл, а затем кнопку Открыть файл и открытье нужный документ или шаблон.

3.   Нажать кнопку Копировать.

Примечание: для выбора диапазона стилей, указать первый и последний стиль диапазона при нажатой клавише SHIFT, а для выбора нескольких несмежных стилей - поочередно указать их при нажатой клавише CTRL.